Срок хранения для документов временного хранения

Содержание
  1. Срок хранения для документов временного хранения
  2. Хранение документов, условия хранения, сроки хранения
  3. Документы временного хранения
  4. Документы временного и постоянного срока хранения
  5. Сроки хранения документов
  6. Федеральный закон от № 43-ФЗ: новые сроки хранения документов по личному составу
  7. Секреты правильного хранения бухгалтерских документов
  8. ХРАНИТЕ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
  9. КОМПЛЕКТУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ВИДАМ
  10. ОРГАНИЗУЙТЕ МЕСТО ХРАНЕНИЯ
  11. СОЗДАЙТЕ ОПТИМАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ
  12. ОСОБЕННОСТИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
  13. СРОКИ ХРАНЕНИЯ
  14. Хранение документов: виды и особенности хранения документов организации
  15. Основные виды хранения
  16. Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox
  17. Склад временного хранения: размещение товара, сроки хранения, оформление
  18. Что такое склад временного хранения
  19. Владелец СВХ
  20. Грузы, размещаемые на СВХ
  21. Документы для размещения и принятия груза на склад СВХ
  22. Сроки хранения и возможные операции с грузом
  23. Типы СВХ
  24. Принудительное и добровольное размещение грузов
  25. Документы временного срока хранения это
  26. Виды документов
  27. Документ временного хранения
  28. Хранение документов в организации
  29. Почему необходимо организовывать архивное хранение документов
  30. Документы постоянного срока хранения
  31. Документы временного хранения
  32. Для чего нужна номенклатура дел?
  33. Типовая, примерная, индивидуальная номенклатура дел
  34. Новый год – новая номенклатура дел
  35. Перечни документов с указанием сроков хранения

Срок хранения для документов временного хранения

Срок хранения для документов временного хранения

  • отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
  • отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
  • выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
  • установление или изменение сроков хранения документов.
  • документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
  • документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
  • документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
  • документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Все документы по срокам хранения в архиве делятся на три типа: постоянного, длительного (до 75 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения. Сроки хранения документов в архиве не зависят от того, в каком виде хранится документ — в бумажном или электронном. При ликвидации организации документы с постоянным и длительным сроками хранения передаются на хранение в государственный архив, а временные документы уничтожаются после проведения инвентаризации и составления приказа на уничтожение документов. Собственно говоря, приказ на уничтожение документов с временным сроком хранения должен составляться в обязательном порядке каждый раз, когда компания решает освободить свои площади от ненужной документации.

Вопрос о сроках хранения документов в архиве часто вызывает в организациях немало споров и проблем, а также нежелательных последствий, в том числе связанных с нарушениями закона.

К сожалению, не всегда сотрудники компании, даже работающие непосредственно в архивном отделе, отлично разбирающиеся в нюансах делопроизводственных процессов, бывают достаточно компетентны в вопросах, касающихся юридической стороны архивного дела.

Хранение документов, условия хранения, сроки хранения

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указания хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор. На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы.

Документы временного хранения

По окончании календарного года в номенклатуре оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации, с учетом томов и частей из графы 3 (Пример 4), подсчитывается количество всех заведенных за год дел, в т.ч. переходящих с отметкой «ЭПК». Итоговая запись удостоверяется подписью ответственного за подготовку номенклатуры дел сотрудника организации.

ЦЭК (ЭК) возглавляет работу по отбору документов, подлежащих передаче на архивное хранение, и к уничтожению и документов с истекшими сроками хранения. Указанные работы проводятся ежегодно на основании перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел организации, предусматривающей сроки хранения соответствующих видов документов с учетом примечаний.

Документы временного и постоянного срока хранения

Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

К документам временного хранения относятся документы со сроком хранения не более 10 лет.

В отличие от них документы постоянного хранения, то есть те, которые нужно хранить не менее 75 лет и постоянно, имеют одну важную особенность: документы постоянного хранения в случае ликвидации или закрытия компании необходимо в обязательном порядке передавать в государственный или муниципальный архив.

Сроки хранения документов

Порядок сохранности бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета.

Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны сохраняться на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам.

В то же время, согласно закону о бухучете, порядок сохранности документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам организации государственного архивного дела. Подробности здесь

Процессы хранения документов различаются в зависимости от того, текущее это хранение или архивное. Текущее подразумевает, что они используются в работе, находятся «под рукой» и это вовсе не означает, что их не надо хранить.

Обязательно надо, тем более, что многие из них могут составлять коммерческую или иную тайну. А за несоблюдение порядка обращения (в частности, хранения) документов предусмотрена ответственность (как дисциплинарная, так и иная).

Федеральный закон от № 43-ФЗ: новые сроки хранения документов по личному составу

Согласно ст. 3 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Документы Архивного фонда РФ – архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

Источник: http://lawyertop.ru/oplata-i-vyplaty/srok-hraneniya-dlya-dokumentov-vremennogo-hraneniya

Секреты правильного хранения бухгалтерских документов

Срок хранения для документов временного хранения

Каждая организация обязана хранить бухгалтерские документы. Сохранность документов обеспечивает руководитель организации.

 Статьи 11, 29 Закона «О бухгалтерском учете».

В ходе деятельности любого предприятия образуется большое количество документов – договоры, внутренние локальные акты, бухгалтерские документы, налоговая отчетность, документы по кадрам и многие другие. Некоторые из них предприятие обязано хранить определенное количество лет, некоторые может уничтожить в случае их ненадобности.

При содействии специалистов Центрального государственного архива Республики Узбекистан и Управления по архивному делу г.Ташкента нами разработаны рекомендации по хранению бухгалтерских документов. Думаем, они будут практически полезны нашим читателям.

ХРАНИТЕ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое применение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры.

Первичные документы имеют свои сроки хранения, установленные законодательством. К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет (ст.41 НК). Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета (ст.29 З-на о бухучете).

Для ряда документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов в течение всего срока их хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, можно назначить несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т.д.

КОМПЛЕКТУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ВИДАМ

Первичные документы, обработанные бухгалтерией, комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры. Поименуйте папки: например, документы по учету основных средств, по учету материалов, по учету труда и заработной платы и т.д.

Документы подшивайте в хронологическом порядке: снизу вверх. Это удобно, когда в папку необходимо добавить следующий документ с более поздней датой.

Первичные документы по учету денежных средств (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами и другие) необходимо переплести. В одной подшивке могут содержаться документы за месяц или за квартал в зависимости от их количества (п.27 Положения, рег. МЮ №1297 от 14.01.2004г.).

ОРГАНИЗУЙТЕ МЕСТО ХРАНЕНИЯ

Законченные делопроизводством (исполненные, оплаченные и не используемые в текущей деятельности) первичные документы, включенные в бухгалтерскую и налоговую отчетность, храните отдельно от текущих.

Крупные предприятия, имеющие в обороте большое количество документов, могут создать для их хранения ведомственный архив – отдельное структурное подразделение.

При создании ведомственного архива нужно руководствоваться Типовым положениемо ведомственном архиве в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Узбекистан (прил. №4 к ПКМ №482 от 30.10.1999г.).

Не все предприятия имеют возможность создать ведомственный архив как отдельное структурное подразделение (ограниченный штат, арендованный офис). Такие предприятия в зависимости от документооборота могут хранить документы в самой бухгалтерии либо выделить для этого отдельную комнату или ее часть.

Если документы негде хранить, их можно сдать в архивные учреждения на временное (депозитарное) хранение. Архивы оказывают такие услуги на платной договорной основе.

СОЗДАЙТЕ ОПТИМАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

Условия хранения документов должны отвечать противопожарным, охранным и санитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока их хранения.

Не допускайте хранения документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных осадков.

Во избежание порчи храните документы отдельно от химических, легковоспламеняющихся, горючих и взрывоопасных материалов.

Место хранения оборудуйте специальными средствами хранения и перемещения документов: стеллажами, шкафами, сейфами и др.

ОСОБЕННОСТИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

К срокам хранения электронных документов предъявляются такие же требования, как и к бумажным.

Обработанные электронные документы можно заархивировать и хранить на самом компьютере. При этом желательно иметь их электронную архивную копию на внешнем носителе: USB-флешке, CD-дисках или съемном жестком диске.

При этом в предусмотренных законодательством случаях (например, при проверках контролирующими органами, при судебных разбирательствах и т.п.) должна быть предусмотрена возможность выдачи и использования копий электронных документов на бумажном носителе.

В частности, такие требования предъявляются к электронной финансовой и налоговой отчетности (Положение, рег. МЮ №2808 от 12.07.2016г.).

Учитывая возможные форс-мажорные обстоятельства (отсутствие электричества, интернет-соединения, порча электронного носителя и т.д.), которые могут помешать воспользоваться электронными документами, целесообразно иметь их архивную копию на бумажном носителе.

Из налоговой и финансовой отчетности на бумажный носитель можно скопировать только годовые отчеты (при отсутствии годовых – квартальные или месячные). Если сдавались уточненные расчеты, достаточно иметь копию последнего уточненного расчета за отчетный год.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ

Каждый документ имеет свой срок хранения. Он зависит от значимости документа и его востребованности в будущем.

Различают документы c временным и постоянным сроками хранения.

К документам временного хранения относятся документы, имеющие определенный срок хранения – 1 год, 5, 10, 75 лет и т.д.

Документы постоянного хранения не имеют сроков хранения. Они бессрочные, их уничтожать нельзя.

Для некоторых  документов сроки хранения установлены на законодательном уровне. Например:

● первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая и иная отчетность, а также другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, подлежат хранению не менее 5 лет (ст.29 З-на о бухучете);

● документы (в том числе на электронных носителях), являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и исчисления налогов и других обязательных платежей, должны храниться до истечения срока исковой давности по налоговому обязательству, то есть не менее 5 лет (ст.41 НК). Такие же сроки хранения применяются и к налоговой отчетности (ст.47 НК).

Сроки хранения документов для предприятий отдельных сфер деятельности утверждены их регуляторами (вышестоящими организациями). Например, сроки хранения документов:

● коммерческих банков указаны в Перечне, утвержденном Центральным банком и Главным архивным управлением при КМ (рег. МЮ №951 от 26.07.2000г.);

Источник: https://gazeta.norma.uz/publish/doc/text135633_sekrety_pravilnogo_hraneniya_buhgalterskih_dokumentov

Хранение документов: виды и особенности хранения документов организации

Срок хранения для документов временного хранения

Сегодня без документов не работает ни одна организация. Отчеты, квитанции, счета, договора – вот лишь небольшой перечень бумаг, которые есть в каждой организации. Очень многие сталкиваются с проблемой хранения документов: нужно ли их хранить, какое место для этого лучше всего определить и т.д. На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в данной статье.

Основные виды хранения

  1. Архивное.
  2. Бухгалтерское.
  3. Государственное.

Архивное хранение включает государственные или бухгалтерские документы. Обычно все документы должны храниться не менее пяти лет (к ним могут относиться путевые листы, квартальные отчетности деятельности компании, различные документы первичного характера).

Отдельные бухгалтерские бумаги могут храниться более десяти лет (к ним относятся годовые бухгалтерские отчетности и статистические отчеты). Некоторые документы необходимо хранить от 50 до 75 лет (трудовые договора, книги выдачи трудовых книжек).

Существуют также другие документы, которые не подлежат уничтожению – например, документы с информацией о сотрудниках, работавших на предприятии или в конкретной организации.

Помните, что при ликвидации предприятия все документы должны быть сданы в муниципальный или государственный архив.

Требования к архивному хранению документов:

  • соблюдение определенной температуры и влажности во избежание гниения и порчи документов;
  • световой режим для лучшей сохранности документов и бумаг;
  • соблюдение санитарно-гигиенического режима – исключение появления грязи, грибка в помещении, где хранятся документы;
  • обеспечение охранного режима во избежание кражи или намеренного изменения/порчи документов.

Бухгалтерское хранение документов предполагает хранение в офисе или вне такового.

Стоит сразу отметить, что внеофисное намного выгоднее офисного, так как позволяет значительно сэкономить на пространстве помещения (кипы бумаг не будут скапливаться в каждом шкафу и на каждой полке), а также поберечь время и силы и не тратить их на постоянную классификацию и отбор документов.

Наша компания Rentabox предлагает вам качественные услуги по внеофисному хранению документов. Работая с нами, вы получаете постоянный доступ к бумагам в любое время (наши центры находятся в центре Москвы в удобной доступности, добраться до них можно как на общественном, так и на личном транспорте).

Государственное хранение – хранение документов в государственных архивах. В государственные архивы документы направляются только после того, как их оформили должным образом: проводилась экспертиза по научной и практической ценности и значимости документов, составлялась опись дел и производился их переплет (брошюровка).

Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox

Сегодня внеофисное хранение документов набирает все большую популярность – оно и понятно, ведь такое хранение удобно, эффективно, позволяет экономить время и не отвлекаться от первостепенных задач.

Компания Rentabox обладает инновационным оборудованием, необходимыми условиями для хранения всевозможных бумаг и документов.

Кроме того, мы соблюдаем все законодательные нормы и требования по хранению документов.

Вот лишь несколько преимуществ внеофисного хранения документов в компании Rentabox:

  1. Уменьшение внеплановой нагрузки на сотрудников (постоянный разбор бумаг).
  2. Полная защита и сохранность документов.
  3. Значительная экономия средств (оборудование собственного архива в офисе будет стоить в разы дороже).
  4. Освобождение офиса от большого количества неиспользуемых документов.
  5. Временное хранение документов вне офиса осуществляется в полном соответствии с законодательными нормами.

Если вы ищете удобный способ хранения важных документов, обращайтесь к услугам нашей компании – мы поможем вам сэкономить ваше время и силы. Звоните уже сейчас и оформляйте заказ!

Источник: http://www.rentabox.ru/publications/xranenie-dokumentov-vidy-i-osobennosti-xraneniya-dokumentov-organizacii/

Склад временного хранения: размещение товара, сроки хранения, оформление

Срок хранения для документов временного хранения

Допустим, вы привезли товар на границу РФ. Что с ним будет дальше? Его нужно поместить на склад для проведения таможенных процедур и последующего выпуска. Это временное хранилище называется складом временного хранения или СВХ.

Разберёмся, что представляет собой СВХ, кто может быть его владельцем, какие грузы можно в нём разместить, а также уделим внимание сопроводительным документам, сроком хранения и действиям, которые можно проводить с грузом во время его хранения на СВХ.

Что такое склад временного хранения

Склад временного хранения представляет собой помещение, предназначенное для временного хранения товаров, грузов и транспорта, которые перевозятся через таможенную границу стран ТС. Его не следует путать с таможенным складом.

Помещение должно быть организовано специально под хранение товаров. Сюда направляются грузы после того, как они были предъявлены таможенным органом вплоть до момента их выпуска.

Владелец СВХ

Владельцем СВХ может стать юридическое лицо с российской регистрацией, состоящее в реестре владельцев складов СВХ. Данным реестром заведует Федеральная таможенная служба РФ. Также в качестве учредителя склада может выступить таможенный орган.

И для юридических лиц, и для таможенных органов требуется соответствующая лицензия на работу, которая запрашивается в таможенных структурах. Грузы помещаются на складах на основе договора.

Для того чтобы оказывать услуги СВХ собственнику склада необходимо указать, под какие цели он будет использоваться:

  • для хранения личных вещей, транспорта;
  • для хранения грузов и транспорта под ответственность их перевозчика;
  • для хранения грузов, собственниками которых является ограниченный ряд лиц. При этом следует указывать всех собственников;
  • для хранения грузов и транспорта, принадлежащих неограниченному числу собственников, под ответственность;
  • для хранения некоторых типов грузов.

При помещении товара на складе не требуется подавать ГТД.

В том случае, если временный склад организуется с иными целями, требуется получить соответствующее разрешение со стороны региональных таможенных структур.

Грузы, размещаемые на СВХ

На таможенном СВХ размещаются импортные грузы до того, как они будут выпущены под таможенный режим. Это может быть продукция импортного производства, в том числе и та, что была транспортирована в Россию с нарушениями законодательства.

Для того чтобы хранить груз на СВХ не обязательно размещать его под таможенный режим. При помещении товара на складе не требуется подавать ГТД. Информация о таможенном декларанте и его обязанностях при выполнении таможенного декларирования вот здесь.

Условия помещения груза на СВХ:

  • На складе может быть размещён даже груз, который был запрещён к ввозу в Россию;
  • Для размещения груза потребуется предоставить минимальный пакет документов и минимальный перечень данных о товаре;
  • Груз, размещённый на СВХ, находится под полным таможенным контролем.

Отношения между владельцем СВХ и собственником груза регулируются на основании соответствующего договора.

Документы для размещения и принятия груза на склад СВХ

При размещении груза на складе требуется подготовить следующий пакет документов:

  • информация о названии и местоположении отправителя/получателя груза. Сведения должны соответствовать информации, указанной в транспортных документах;
  • данные о государствах, откуда и куда направляется груз;
  • наименование продукции, её назначение;
  • количество товарных единиц;
  • количество грузовых мест;
  • сведения о маркировке и упаковке груза;
  • информация о фактурной цене;
  • сведения о весе брутто или об объёме;
  • коды ТН ВЭД.

Это минимум, необходимый для размещения груза на складе СВХ. Сотрудники таможни не имеют права просить иных документов.

При принятии груза владелец склада обязан предоставить в таможенные структуры отчётность, составленную по форме ДО-1.

Ответственность владельца груза начинается с того момента, когда была проставлена отметка о принятии груза. Акт приёма-передачи груза должен быть подписан владельцем склада и собственником груза и его уполномоченным представителем.

Сроки хранения и возможные операции с грузом

Сроки временного хранения груза начинают отсчитываться со дня регистрации документации на хранение, предоставленной в таможенные органы. Хранится груз на СВХ в течение двух месяцев.

В случае необходимости срок может быть продлён до 4 месяцев. В случае, если это багаж, не полученный пассажиром, и перемещённый воздушным транспортом, срок может быть продлён до полугода.

Для этого требуется подать соответствующее заявление, составленное в письменной форме.

Некоторые грузы могут храниться на СВХ менее 2 месяцев. Перечень этих грузов утверждается Комиссией Таможенного союза.

Заявление о продлении груза направляется начальнику таможенного органа. Причём заявление должно быть направлено до того, как закончиться срок хранения груза. Продление сроков осуществляется в течение рабочего дня.

При хранении грузов на СВХ разрешаются любые действия, которые предназначены для обеспечения целостности товара, его осмотра, измерения.

  • Разрешается переставлять груз в пределах склада.
  • Взятие проб и образцов.
  • Работа над починкой или заменой упаковки.

Запрещается производить операции с грузами, которые приведут к их утрате или порче.

Подготовка груза к перевозке производятся только с разрешения, полученного от таможенного органа. Для этого потребуется составить письменное заявление и направить его начальнику таможенного органа.

Типы СВХ

Существует две разновидности СВХ:

  1. Открытые. Склады предназначены для хранения любых грузов, собственниками которых может быть неограниченное число лиц. Организуются с целью оказания услуг по хранению грузов или хранения товаров, принадлежащих собственнику СВХ;
  2. Закрытые. Предназначены для хранения грузов, которые принадлежат собственнику СВХ. Также на закрытых складах могут размещаться некоторые товары, к примеру, товары, для которых нужна организация специальных условий хранения.

В том случае, если СВХ регистрирует таможенный орган, такой склад может быть только открытым.

Принудительное и добровольное размещение грузов

Размещаются грузы на СВХ в добровольном порядке кроме следующих обстоятельств:

  • Невозможность выпуска груза, запрещённого к ввозу в Россию;
  • Товары незаконно перевезены через границу, и при этом не были уплачены налоги и пошлины, произошло нарушение действующего законодательства;
  • Товары, запрещенные к ввозу в Россию, арест которых не применим в данной ситуации ввиду недостаточности меры.

Хранится груз на СВХ в течение двух месяцев.

В любом случае, при перевозке груза через границу, он приобретает статус груза, отправленного во временное хранение. При этом, при оформлении таможенного режима, товар будет находиться на СВХ. Поэтому иногда не лишне рассмотреть вопрос обращения к таможенному перевозчику, знакомому со всеми неприятными ситуациями, возникающими на таможне.

СВХ отличают такие преимущества, как небольшое количество требуемой документации, отсутствие необходимости в уплате таможенных сборов, возможность обойтись без заявления таможенного режима. При этом груз на складе может храниться ограниченный срок, на протяжении которого нельзя будет исполнить операции по его подготовке к транспортировке.

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Таможенные услуги».

Источник: https://vedinform.com/business/rastamozhka/sklad-vremennogo-hraneniya.html

Документы временного срока хранения это

Срок хранения для документов временного хранения

21.07.

2018

  • отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
  • отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
  • выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
  • установление или изменение сроков хранения документов.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Виды документов

  • приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)
  • журналы регистрации приказов по личному составу
  • штатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)
  • личные дела работников
  • личные карточки форма Т-2
  • трудовые договоры с физическими лицами
  • журналы регистрации трудовых книжек (50 лет)
  • лицевые счета работников
  • расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)
  • сведения о совокупном доходе работника за год
  • индивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)
  • списки работников на производстве с вредными условиями труда
  • табели и наряды работников вредных профессий
  • акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)
  • акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — хранить постоянно.
  • и другие документы

1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):

Документ временного хранения

ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Документ временного хранения — 113 ДОКУМЕНТ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению. Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и… … Официальная терминология

Читать еще –>  Нет акта согласования границ

Хранение документов в организации

С появлением электронных технологий отпадает необходимость под архив использовать целое здание, достаточно будет и нескольких комнат, если речь идет о большой организации с десятилетней историей. Но в любом случае возникает необходимость организовать хранение документов в организации.

В процессе деятельности фирм, учреждений, предприятий проходит огромный поток документов, бумаги получают и создают. Когда нужда их использования в ежедневной деятельности для разрешения текущих проблем и вопросов пропадает, возникает необходимость в накоплении и сохранении информации.

Кроме того, предельно важно обеспечить легкий и быстрый доступ к необходимым данным в любое время, даже по прошествии нескольких дней, месяцев или лет после выхода бумаги из оборота. При неправильной организации архивов и несоблюдении сроков в дальнейшем могут возникнуть проблемы с поиском нужной бумаги.

Быстрый поиск и применение документов по назначению возможно лишь при четком их распределении по группам, сегрегации, например, в дела.

Почему необходимо организовывать архивное хранение документов

  • Квартальная отчетность деятельности предприятия;
  • Рабочий план счетов;
  • Квартальный отчет по налогам;
  • Счет-фактура;
  • Книга осуществляемых покупок;
  • Книга продаж предприятия;
  • Различные первичные документы;
  • Путевой лист;
  • Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
  • Исполнительные документы;
  • Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
  • Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
  • Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
  • Вексельные документы;
  • Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
  • Договоры, а также соглашения;
  • Акты;
  • Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
  • Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
  • Прочие документы.
  • Документы не должны попадать под прямой солнечный свет;
  • Желательно, чтобы окна были расположены на северной стороне здания;
  • Можно в помещении создавать искусственный свет, используя лампы накаливания либо другие лампы, которые закрыты специальными плафонами с гладкой поверхностью;
  • По возможности изолировать помещение от дневного света.

Читать еще –>  Восстановление снилс по утере

Документы постоянного срока хранения

Документы постоянного срока хранения образуются в деятельности любой организации. Это, в сущности, самые важные ее документы, поэтому им и предписано существовать столько же, сколько существует сама организация.

В этой статье – о том, какие документы имеют постоянный срок хранения, что это за срок и сколько он длится, как хранить документы постоянного срока и что с ними делать, если будет решено ликвидировать организацию.

  • учредительные и регистрационные документы;
  • протоколы общих собраний акционеров (учредителей);
  • реестр акционеров или список учредителей;
  • положение об организации или устав;
  • положения о структурных подразделениях;
  • распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения);
  • протоколы совещаний у генерального директора (кроме оперативных – он хранятся 5 лет);
  • годовые программы, планы и отчеты;
  • штатные расписания;
  • бухгалтерские балансы;
  • годовые отчеты по налогам и выплатам в фонды социального страхования.

Документы временного хранения

Срок хранения для документов временного хранения

Документы, образующиеся в деятельности организаций, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) (приказы по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы и соглашения к ним, путевые листы и т.д.); документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) (личные дела, техническая документация и т.д.); документы постоянного (вечного) хранения (планы, отчеты, постановления, решения и др.).

Систематизация документов, быстрый поиск и использование информации, изложенной в них, возможны лишь при четкой классификации документов.

Данная статья посвящена организации работы по временному хранению документов.

Для чего нужна номенклатура дел?

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение и хранение документов в делах, является номенклатура дел.

Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Она поможет распределить исполненные документы в дела, систематизировать и учесть дела, закрепить индексы и установить сроки хранения дел.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета делвременного (до 10 лет включительно)хранения.

Кстати

Документы временного хранения составляют самую весомую часть всего документооборота каждой организации.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо изучить нормативные и методические документы, функции структурного подразделения, особенности его делопроизводства, состава и содержания документов, порядок определения сроков их хранения, составления и систематизации заголовков дел. Особое внимание необходимо уделить изучению документов прошлых лет, если они имеются.

Важно

Если объем документов в организации достиг пяти тысяч дел (подсчет производится на основании итоговых записей в номенклатурах дел организации прошлых лет с учетом дел, заведенных в текущем году), то необходимо ввести в штатное расписание должность архивиста.

Типовая, примерная, индивидуальная номенклатура дел

Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила работы архивов организаций).

В соответствии с п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Обратите внимание

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. Номенклатура дел нескольких структурных подразделений, сведенных в единый документ, составляет сводную номенклатуру дел организации.

Номенклатура дел, как правило, составляется секретарем или работником, ответственным за делопроизводство в организации, согласовывается с архивом/архивариусом и службой ДОУ / документоведом, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ / документоведу. Контроль за правильностью формирования дел конкретного структурного подразделения остается за указанным сотрудником.

Номенклатура дел организации (сводная номенклатура) оформляется на общем бланке организации.

Обратите внимание

Согласно абз. 2 п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций вновь созданная организация или структурное подразделение обязаны разработать номенклатуру дел в месячный срок.

Новый год – новая номенклатура дел

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года (абз. 5 п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций).

После утверждения руководителем организации номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года, а выписки из номенклатуры дел или ее копии рассылаются всем структурным подразделениям организации для использования в работе. Фрагмент номенклатуры дел приведен в Примере 1.

Архивисты-практики предлагают разделить графу 4 на две самостоятельные: «Срок хранения дела (тома, части)» и «Номер статей по перечню» (Пример 2).

Перечни документов с указанием сроков хранения

Ведущая роль в установлении сроков хранения документов и подготовке документов к плановому уничтожению принадлежит перечням документов с указанием сроков хранения.

Наш словарик

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения (п. 141 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Перечни документов могут быть:

  • типовыми (для всех организаций);
  • ведомственными (для отдельных отраслей деятельности);
  • примерными (для однородных организаций).

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются дела с распорядительными документами, планами, отчетами, документами по личному составу, бухгалтерской документацией. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.

Однако типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документы и т.п.).

Поэтому министерства и ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни, содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы и включающие типовые документы.

Примерные перечни документов разрабатывают для однотипных организаций (например, акционерных обществ). Данные перечни имеют рекомендательный характер.

Чаще всего перечни начинаются с указаний по применению при определении сроков хранения дел. Далее идет список категорий документов по статьям.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/6_2014/vrem_hranenie/

Топ Юрист
Добавить комментарий