Перечень документов по срокам хранения документов

Содержание
  1. Секреты правильного хранения бухгалтерских документов
  2. ХРАНИТЕ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
  3. КОМПЛЕКТУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ВИДАМ
  4. ОРГАНИЗУЙТЕ МЕСТО ХРАНЕНИЯ
  5. СОЗДАЙТЕ ОПТИМАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ
  6. ОСОБЕННОСТИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
  7. СРОКИ ХРАНЕНИЯ
  8. Перечень документов по срокам хранения документов
  9. Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (с изменениями на 16 февраля 2019 года)
  10. Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел
  11. Хранение документов
  12. Таблица по срокам хранения документов организации
  13. Сроки хранения документов в делопроизводстве: особенности и правила
  14. Сроки хранения документов: определяем по разным источникам
  15. Порядок хранения документов
  16. Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

Секреты правильного хранения бухгалтерских документов

Перечень документов по срокам хранения документов

Каждая организация обязана хранить бухгалтерские документы. Сохранность документов обеспечивает руководитель организации.

 Статьи 11, 29 Закона «О бухгалтерском учете».

В ходе деятельности любого предприятия образуется большое количество документов – договоры, внутренние локальные акты, бухгалтерские документы, налоговая отчетность, документы по кадрам и многие другие. Некоторые из них предприятие обязано хранить определенное количество лет, некоторые может уничтожить в случае их ненадобности.

При содействии специалистов Центрального государственного архива Республики Узбекистан и Управления по архивному делу г.Ташкента нами разработаны рекомендации по хранению бухгалтерских документов. Думаем, они будут практически полезны нашим читателям.

ХРАНИТЕ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое применение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры.

Первичные документы имеют свои сроки хранения, установленные законодательством. К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет (ст.41 НК). Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета (ст.29 З-на о бухучете).

Для ряда документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов в течение всего срока их хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, можно назначить несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т.д.

КОМПЛЕКТУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ВИДАМ

Первичные документы, обработанные бухгалтерией, комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры. Поименуйте папки: например, документы по учету основных средств, по учету материалов, по учету труда и заработной платы и т.д.

Документы подшивайте в хронологическом порядке: снизу вверх. Это удобно, когда в папку необходимо добавить следующий документ с более поздней датой.

Первичные документы по учету денежных средств (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами и другие) необходимо переплести. В одной подшивке могут содержаться документы за месяц или за квартал в зависимости от их количества (п.27 Положения, рег. МЮ №1297 от 14.01.2004г.).

ОРГАНИЗУЙТЕ МЕСТО ХРАНЕНИЯ

Законченные делопроизводством (исполненные, оплаченные и не используемые в текущей деятельности) первичные документы, включенные в бухгалтерскую и налоговую отчетность, храните отдельно от текущих.

Крупные предприятия, имеющие в обороте большое количество документов, могут создать для их хранения ведомственный архив – отдельное структурное подразделение.

При создании ведомственного архива нужно руководствоваться Типовым положениемо ведомственном архиве в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Узбекистан (прил. №4 к ПКМ №482 от 30.10.1999г.).

Не все предприятия имеют возможность создать ведомственный архив как отдельное структурное подразделение (ограниченный штат, арендованный офис). Такие предприятия в зависимости от документооборота могут хранить документы в самой бухгалтерии либо выделить для этого отдельную комнату или ее часть.

Если документы негде хранить, их можно сдать в архивные учреждения на временное (депозитарное) хранение. Архивы оказывают такие услуги на платной договорной основе.

СОЗДАЙТЕ ОПТИМАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

Условия хранения документов должны отвечать противопожарным, охранным и санитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока их хранения.

Не допускайте хранения документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных осадков.

Во избежание порчи храните документы отдельно от химических, легковоспламеняющихся, горючих и взрывоопасных материалов.

Место хранения оборудуйте специальными средствами хранения и перемещения документов: стеллажами, шкафами, сейфами и др.

ОСОБЕННОСТИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

К срокам хранения электронных документов предъявляются такие же требования, как и к бумажным.

Обработанные электронные документы можно заархивировать и хранить на самом компьютере. При этом желательно иметь их электронную архивную копию на внешнем носителе: USB-флешке, CD-дисках или съемном жестком диске.

При этом в предусмотренных законодательством случаях (например, при проверках контролирующими органами, при судебных разбирательствах и т.п.) должна быть предусмотрена возможность выдачи и использования копий электронных документов на бумажном носителе.

В частности, такие требования предъявляются к электронной финансовой и налоговой отчетности (Положение, рег. МЮ №2808 от 12.07.2016г.).

Учитывая возможные форс-мажорные обстоятельства (отсутствие электричества, интернет-соединения, порча электронного носителя и т.д.), которые могут помешать воспользоваться электронными документами, целесообразно иметь их архивную копию на бумажном носителе.

Из налоговой и финансовой отчетности на бумажный носитель можно скопировать только годовые отчеты (при отсутствии годовых – квартальные или месячные). Если сдавались уточненные расчеты, достаточно иметь копию последнего уточненного расчета за отчетный год.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ

Каждый документ имеет свой срок хранения. Он зависит от значимости документа и его востребованности в будущем.

Различают документы c временным и постоянным сроками хранения.

К документам временного хранения относятся документы, имеющие определенный срок хранения – 1 год, 5, 10, 75 лет и т.д.

Документы постоянного хранения не имеют сроков хранения. Они бессрочные, их уничтожать нельзя.

Для некоторых  документов сроки хранения установлены на законодательном уровне. Например:

● первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая и иная отчетность, а также другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, подлежат хранению не менее 5 лет (ст.29 З-на о бухучете);

● документы (в том числе на электронных носителях), являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и исчисления налогов и других обязательных платежей, должны храниться до истечения срока исковой давности по налоговому обязательству, то есть не менее 5 лет (ст.41 НК). Такие же сроки хранения применяются и к налоговой отчетности (ст.47 НК).

Сроки хранения документов для предприятий отдельных сфер деятельности утверждены их регуляторами (вышестоящими организациями). Например, сроки хранения документов:

● коммерческих банков указаны в Перечне, утвержденном Центральным банком и Главным архивным управлением при КМ (рег. МЮ №951 от 26.07.2000г.);

Источник: https://gazeta.norma.uz/publish/doc/text135633_sekrety_pravilnogo_hraneniya_buhgalterskih_dokumentov

Перечень документов по срокам хранения документов

Перечень документов по срокам хранения документов

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность
  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.
  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2019 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (с изменениями на 16 февраля 2019 года)

1.1.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте — Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2008, N 20, ст.2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. *1.1)

____________________________________________________________________ Документ с изменениями, внесенными: приказом Минкультуры России от 16 февраля 2019 года N 403 (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 17.03.2019, N 0001201903170030).

____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ В документе учтено: решение Верховного Суда Российской Федерации от 4 февраля 2015 года N АКПИ14-1405.

____________________________________________________________________

Рекомендуем прочесть:  Ржд ребенок без места до скольки лет

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Хранение документов

  • документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
  • документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
  • документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
  • документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Таблица по срокам хранения документов организации

Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. рублей.

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Сроки хранения документов в делопроизводстве: особенности и правила

Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.

Рекомендуем прочесть:  Как получить карта москвича

Остающийся у работодателя экземпляр трудового договора, подшивающийся в личное дело сотрудника, должен храниться в течение 75 лет, а потом сдаваться в архив. Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения.

Сроки хранения документов: определяем по разным источникам

Наконец, сроки хранения документов могут быть установлены отраслевым законодательством. Это очень частные случаи, и нужно очень хорошо знать текст закона, чтобы установить по нему, сколько лет должен храниться документ.

Поэтому наша рекомендация всем секретарям и делопроизводителям, которые бьются над номенклатурами дел и сроками хранения документов: привлекайте работников тех отделов, к которым эти документы относятся! Делопроизводитель не обязан знать все.

Определить сроки хранения документов – пожалуй, самое главное при создании номенклатуры дел. Ведь, в конце концов, переписать все документы организации в один список не такая уж и сложная задача.

Трудности начинаются, когда напротив каждого из них нужно написать срок его хранения, да не просто написать, а с обоснованием.

В этой статье попытаемся разобраться в источниках сроков хранения документов.

Порядок хранения документов

Любое направление работы компании, любая операция должны быть оформлены документально.

Это касается, в том числе, производственной, финансовой, бухгалтерской, хозяйственной и кадровой деятельности предприятия, где наличие конкретных подтверждающих документов закреплено на законодательном уровне.

Правильно оформленные документы, имеющие все необходимые реквизиты, заверяют установленные процедуры, подтверждают их законность и позволяют государству контролировать деятельность хозяйствующих субъектов.

Порядок хранения бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета.

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

Обычно ответственной за документы по личному составу назначается кадровая служба и один из ее сотрудников, на которых новый вид ответственности за архивное хранение документов по личному составу может возлагаться одновременно с «привычной» ответственностью за ведение трудовых книжек и личных дел работников, за обработку и сохранность персональных данных.

  1. Уволенных сотрудников, личные дела которых еще не переданы в архив.
  2. Работающих сотрудников. Эту группу дел теперь необходимо разделить также на две части:
    1. Работающих начиная с 2003 года (документы в них создавались начиная с этого года и подлежат хранению 50 лет, согласно ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).
    2. Принятых на работу в 2002 году и ранее (их будем хранить, как и предполагалось первоначально, 75 лет).

05 Авг 2018      toplawyer         325      

Источник: http://lawyertop.ru/trudovoj-kodeks/perechen-dokumentov-po-srokam-hraneniya-dokumentov

Топ Юрист
Добавить комментарий