Перечень документов по срокам хранения документов

Секреты правильного хранения бухгалтерских документов

Каждая организация обязана хранить бухгалтерские документы. Сохранность документов обеспечивает руководитель организации.

 Статьи 11, 29 Закона «О бухгалтерском учете».

В ходе деятельности любого предприятия образуется большое количество документов – договоры, внутренние локальные акты, бухгалтерские документы, налоговая отчетность, документы по кадрам и многие другие. Некоторые из них предприятие обязано хранить определенное количество лет, некоторые может уничтожить в случае их ненадобности.

При содействии специалистов Центрального государственного архива Республики Узбекистан и Управления по архивному делу г.Ташкента нами разработаны рекомендации по хранению бухгалтерских документов. Думаем, они будут практически полезны нашим читателям.

ХРАНИТЕ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое применение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры.

Первичные документы имеют свои сроки хранения, установленные законодательством. К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет (ст.41 НК). Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета (ст.29 З-на о бухучете).

Для ряда документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов в течение всего срока их хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, можно назначить несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т.д.

КОМПЛЕКТУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ВИДАМ

Первичные документы, обработанные бухгалтерией, комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры. Поименуйте папки: например, документы по учету основных средств, по учету материалов, по учету труда и заработной платы и т.д.

Документы подшивайте в хронологическом порядке: снизу вверх. Это удобно, когда в папку необходимо добавить следующий документ с более поздней датой.

Первичные документы по учету денежных средств (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами и другие) необходимо переплести. В одной подшивке могут содержаться документы за месяц или за квартал в зависимости от их количества (п.27 Положения, рег. МЮ №1297 от 14.01.2004г.).

ОРГАНИЗУЙТЕ МЕСТО ХРАНЕНИЯ

Законченные делопроизводством (исполненные, оплаченные и не используемые в текущей деятельности) первичные документы, включенные в бухгалтерскую и налоговую отчетность, храните отдельно от текущих.

Крупные предприятия, имеющие в обороте большое количество документов, могут создать для их хранения ведомственный архив – отдельное структурное подразделение.

При создании ведомственного архива нужно руководствоваться Типовым положениемо ведомственном архиве в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Узбекистан (прил. №4 к ПКМ №482 от 30.10.1999г.).

Не все предприятия имеют возможность создать ведомственный архив как отдельное структурное подразделение (ограниченный штат, арендованный офис). Такие предприятия в зависимости от документооборота могут хранить документы в самой бухгалтерии либо выделить для этого отдельную комнату или ее часть.

Если документы негде хранить, их можно сдать в архивные учреждения на временное (депозитарное) хранение. Архивы оказывают такие услуги на платной договорной основе.

СОЗДАЙТЕ ОПТИМАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

Условия хранения документов должны отвечать противопожарным, охранным и санитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока их хранения.

Не допускайте хранения документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных осадков.

Во избежание порчи храните документы отдельно от химических, легковоспламеняющихся, горючих и взрывоопасных материалов.

Место хранения оборудуйте специальными средствами хранения и перемещения документов: стеллажами, шкафами, сейфами и др.

ОСОБЕННОСТИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

К срокам хранения электронных документов предъявляются такие же требования, как и к бумажным.

Обработанные электронные документы можно заархивировать и хранить на самом компьютере. При этом желательно иметь их электронную архивную копию на внешнем носителе: USB-флешке, CD-дисках или съемном жестком диске.

При этом в предусмотренных законодательством случаях (например, при проверках контролирующими органами, при судебных разбирательствах и т.п.) должна быть предусмотрена возможность выдачи и использования копий электронных документов на бумажном носителе.

В частности, такие требования предъявляются к электронной финансовой и налоговой отчетности (Положение, рег. МЮ №2808 от 12.07.2016г.).

Учитывая возможные форс-мажорные обстоятельства (отсутствие электричества, интернет-соединения, порча электронного носителя и т.д.), которые могут помешать воспользоваться электронными документами, целесообразно иметь их архивную копию на бумажном носителе.

Из налоговой и финансовой отчетности на бумажный носитель можно скопировать только годовые отчеты (при отсутствии годовых – квартальные или месячные). Если сдавались уточненные расчеты, достаточно иметь копию последнего уточненного расчета за отчетный год.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ

Каждый документ имеет свой срок хранения. Он зависит от значимости документа и его востребованности в будущем.

Различают документы c временным и постоянным сроками хранения.

К документам временного хранения относятся документы, имеющие определенный срок хранения – 1 год, 5, 10, 75 лет и т.д.

Документы постоянного хранения не имеют сроков хранения. Они бессрочные, их уничтожать нельзя.

Для некоторых  документов сроки хранения установлены на законодательном уровне. Например:

● первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая и иная отчетность, а также другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, подлежат хранению не менее 5 лет (ст.29 З-на о бухучете);

● документы (в том числе на электронных носителях), являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и исчисления налогов и других обязательных платежей, должны храниться до истечения срока исковой давности по налоговому обязательству, то есть не менее 5 лет (ст.41 НК). Такие же сроки хранения применяются и к налоговой отчетности (ст.47 НК).

Сроки хранения документов для предприятий отдельных сфер деятельности утверждены их регуляторами (вышестоящими организациями). Например, сроки хранения документов:

● коммерческих банков указаны в Перечне, утвержденном Центральным банком и Главным архивным управлением при КМ (рег. МЮ №951 от 26.07.2000г.);

Источник: https://gazeta.norma.uz/publish/doc/text135633_sekrety_pravilnogo_hraneniya_buhgalterskih_dokumentov

Перечень документов по срокам хранения документов

1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
4. Оценка документации, имеющей:
   • политическую;
   • хозяйственную;
   • научную;
   • культурную и пр. ценность

1. 1 год:
   • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
   • данные лиц, не принятых на работу;
   • графики предоставленных отпусков.
2. 3 года:
   • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
   • записи о трудовой дисциплине;
3. 5 лет:
   • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
   • выписки по улучшению условий и охраны труда;
   • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
   • данные о командировках;
4. 75 лет:
   • характеристики и личные карточки сотрудников;
   • трудовые договоры работников;
5. 50 лет (до востребования владельцем):
   • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
6. Постоянно:
   • коллективные договоры;
   • личные дела руководителей.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2019 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (с изменениями на 16 февраля 2019 года)

1.1.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте — Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2008, N 20, ст.2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. *1.1)

____________________________________________________________________ Документ с изменениями, внесенными: приказом Минкультуры России от 16 февраля 2019 года N 403 (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 17.03.2019, N 0001201903170030).

____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ В документе учтено: решение Верховного Суда Российской Федерации от 4 февраля 2015 года N АКПИ14-1405.

____________________________________________________________________

Рекомендуем прочесть:  Ржд ребенок без места до скольки лет

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Хранение документов

• документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
• документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
• документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
• документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Таблица по срокам хранения документов организации

Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. рублей.

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Сроки хранения документов в делопроизводстве: особенности и правила

Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.

Рекомендуем прочесть:  Как получить карта москвича

Остающийся у работодателя экземпляр трудового договора, подшивающийся в личное дело сотрудника, должен храниться в течение 75 лет, а потом сдаваться в архив. Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения.

Сроки хранения документов: определяем по разным источникам

Наконец, сроки хранения документов могут быть установлены отраслевым законодательством. Это очень частные случаи, и нужно очень хорошо знать текст закона, чтобы установить по нему, сколько лет должен храниться документ.

Поэтому наша рекомендация всем секретарям и делопроизводителям, которые бьются над номенклатурами дел и сроками хранения документов: привлекайте работников тех отделов, к которым эти документы относятся! Делопроизводитель не обязан знать все.

Определить сроки хранения документов – пожалуй, самое главное при создании номенклатуры дел. Ведь, в конце концов, переписать все документы организации в один список не такая уж и сложная задача.

Трудности начинаются, когда напротив каждого из них нужно написать срок его хранения, да не просто написать, а с обоснованием.

В этой статье попытаемся разобраться в источниках сроков хранения документов.

Порядок хранения документов

Любое направление работы компании, любая операция должны быть оформлены документально.

Это касается, в том числе, производственной, финансовой, бухгалтерской, хозяйственной и кадровой деятельности предприятия, где наличие конкретных подтверждающих документов закреплено на законодательном уровне.

Правильно оформленные документы, имеющие все необходимые реквизиты, заверяют установленные процедуры, подтверждают их законность и позволяют государству контролировать деятельность хозяйствующих субъектов.

Порядок хранения бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета.

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

Обычно ответственной за документы по личному составу назначается кадровая служба и один из ее сотрудников, на которых новый вид ответственности за архивное хранение документов по личному составу может возлагаться одновременно с «привычной» ответственностью за ведение трудовых книжек и личных дел работников, за обработку и сохранность персональных данных.

1. Уволенных сотрудников, личные дела которых еще не переданы в архив.
2. Работающих сотрудников. Эту группу дел теперь необходимо разделить также на две части:
   1. Работающих начиная с 2003 года (документы в них создавались начиная с этого года и подлежат хранению 50 лет, согласно ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).
   2. Принятых на работу в 2002 году и ранее (их будем хранить, как и предполагалось первоначально, 75 лет).

05 Авг 2018      toplawyer         325      

Источник: http://lawyertop.ru/trudovoj-kodeks/perechen-dokumentov-po-srokam-hraneniya-dokumentov