Как подшить документы в папку дело

Содержание
  1. Как правильно подшивать документы?
  2. Подшивка документов на предприятии
  3. Этапы подшивки документов
  4. Законодательное регулирование операции подшивки документации
  5. Сроки хранения документации в архиве
  6. Для чего может понадобиться прошивка документов
  7. Как правильно подшивать документы и сдавать их в архив
  8. Сколько листов можно подшивать в одной папке
  9. Подготовительные работы при прошивке документов
  10. Прошивка нитками вручную
  11. Прошнуровка при помощи дырокола
  12. Сопроводительные надписи при подшивке документов
  13. Как правильно прошить документы нитками в 2, 3 и 4 дырки: схема, фото и видео инструкции
  14. Какие документы необходимо сшивать?
  15. Нормативные акты
  16. Требования для государственных учреждений
  17. Как правильно прошивать документы
  18. В 2 прокола
  19. На 3 дырки
  20. На 4 дырки
  21. На уголок
  22. Как пронумеровать листы
  23. Как заверить прошитый документ
  24. Исправления
  25. Как подшить документы в папку дело
  26. Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой
  27. Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс
  28. Подшивка документов
  29. Как правильно сшивать бухгалтерские документы
  30. Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
  31. Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
  32. Как правильно сшить документы
  33. Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство
  34. Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
  35. Основные принципы сшивания документов
  36. Обложка
  37. Опись
  38. Нумерация листов
  39. Способы прошивки документов
  40. Как прошить документы для архива
  41. Как прошить документы для налоговой
  42. Заверительная надпись
  43. Как исправлять ошибки

Как правильно подшивать документы?

Как подшить документы в папку дело

Всем привет! Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем.

Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов.

Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур. Выделяют несколько способов подшивки документов, которые мы и рассмотрим в данной статье.

Подшивка документов на предприятии

На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив.

К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации.

В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве.

Обязанности, которые включают в себя подготовку документов и их непосредственную сдачу в архив, могут быть возложены на сотрудников предприятия, которые являются лицами, ответственными за документооборот.

В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом. В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом.

Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения. В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе.

Этапы подшивки документов

Данную процедуру можно условно разделить на несколько этапов: • Документация должна пройти обязательную проверку на правильность ее распределения на соответствующие группы документов; • Необходимо правильно начинать подшивать документы; • Проверка нумерации страниц документов; • Требуется соответствующим образом оформить надпись сопроводительного характера; • Обязательно произвести внутреннюю опись всех документов; • Корректировка реквизитов, указываемых на переплете (при необходимости). Тут речь идет о том, что, возможно, были смены наименований предприятия, его индекса регистрации, изменения сроков сдачи или подзаголовков. Во всех этих случаях изменения необходимо фиксировать на переплете;

• Проведение описи документов, которые находятся на оформлении.

Возможным представляется проводить подшивать документы частично, если срок ее хранения не превышает десяти лет.

Помимо этого, разрешается: • Не систематизировать документацию; • Не проводить нумерацию всей документации; • Отказаться от использования заверительной надписи;

• Отказаться от прошивки документации.

Законодательное регулирование операции подшивки документации

Документооборот и, связанное с ним, делопроизводство – весьма сложные процессы. Зачастую имеют место быть ситуации, когда уже подготовленные и сданные на хранение в архив документы, могут вернуться из-за некорректного оформления.

Отсюда вытекает закономерный вопрос: как же правильно подшивать документы? Данная операция регламентируется Методическими рекомендациями в сфере делопроизводства.

Указанные рекомендации законодательно закреплены приказом Росархива, который вступил в силу с 23 декабря 2009 года.

Именно этот законодательный акт фиксирует рекомендации по процедуре подшивки документов. Их стоит придерживаться во избежание возврата некорректно оформленных документов и отказа архива принять их на хранение.

Внутренний архив каждой организации может хранить документы в течение определенного временного отрезка, после чего документация обязательно должна быть передана на хранение в государственные архивы, либо утилизирована, если закон это позволяет.

Сроки хранения документации в архиве

Законодательство строго регламентирует сроки, в течение которых должны храниться документы.

Эти сроки напрямую зависят от типа документации: • 75 лет должны храниться хозяйственные книги, записи нотариального характера, документация, имеющая отношение к персоналу; • 75 лет хранят все документы, касающиеся процедуры приватизации (перехода объектов государственного фонда жилья в собственность частного лица); • 20 лет хранится патентная документация на изобретения; • 20 лет отлеживается документация, связанная с капитальным строительством; • 20 лет архивируется документация, связанная с осуществлением конструкторской деятельности; • 15 лет должны находиться на хранении различного рода научные труды и изыскания; • 5 лет пребывает на хранении вся архивная документация организации, деятельность которой связана с сельским хозяйством; • 5 лет находится на хранении различного рода документация, связанная с кино- и фотодеятельностью;

• 3 года – фото- и видеодокументация.

В случае ликвидации или реорганизации предприятия, вся документация, которая не имеет срока хранения, должна быть передана на хранение в государственные архивы. Так же передаче подлежат и документы, связанные с персоналом предприятия.

Если организация является негосударственной, то в данном случае законодательством предусматривается особый регламент взаимоотношений.

Если конкретней, то действует следующий принцип: закон предъявляет требование по заключению договора с Федеральной архивной службой, но если таковой договор заключается с опозданием (по каким бы то ни было причинам), то архив обязан принять только тот пакет документов, который связан непосредственно с персоналом организации. А вот судьбу остальных документов и последующее место их хранения, должен решить председатель комиссии по ликвидации предприятия.

Документы, подлежащие прошивке:
В соответствии с законодательством, прошивке подлежит вся документация, которая состоит из двух и более страниц. Данное правило распространяется так же и на документы уставного характера. Немаловажно, что документы, которые не подлежат передачи на хранение в архив, конечно же могут не прошиваться.

Для чего может понадобиться прошивка документов

Основным фактором, влияющим на необходимость прошивки документации, является то, что таким образом документы пытаются защитить от возможного изъятия или подмены отдельных ее листов. Именно поэтому документы подлежат прошивке с помощью ниток, и их нумерации. Затем документацию опечатывают.

В перечень документов, подлежащих прошивке, включены документы бухгалтерского и кадрового характера, так же книги учета прибыли организации, и другие особо важные соглашения.

В дополнительный перечень документов, подлежащих прошивке, можно включить копии и переводы, которые были заверены нотариально.

Документы, которые были оформлены подобным способом, намного легче хранить, притом они занимают намного меньше места.

Помимо этого переплет нитками и последующее опечатывание позволяют быть уверенным в том, что документации имеет целостный вид. На данный момент альтернативных способов, отвечающих законодательству, не придумано.

Как правильно подшивать документы и сдавать их в архив

После полного оформления всей необходимой документации, подлежащей к сдаче в архив, завершающим этапом является подшивка. Чтобы начать подшивать документы предполагается полное удаление всех предметов из металла, например булавок, скрепок и скоб. После этого документы изымаются из скоросшивателя.

Если документы уже укомплектованы должным образом, к ним добавляется чистый лист, на котором оформляется сопроводительная надпись. Помимо этого, в начало стопки документов можно так же добавить листы, которые будут использованы для оформления внутренней описи. Альтернативой могут служить специально подготовленные бланки описи.

Сколько листов можно подшивать в одной папке

Законодательно установлено максимальное количество листов, которое может быть сшито вместе и затем представлять собой одно дело. Таким образом, дела должны быть укомплектованы таким образом, что бы общая численность из страниц не превышала 250 штук.

Вероятно, что за год на предприятии собралось большое количество бумаг, которые должны быть сданы в архив. В этом случае их разделяют на отдельные тома, содержащие до 250 листов. В стандартной процедуре прошивка осуществляется с использованием твердой обложки.

В том случае, если листы имеют различный формат, то прошивку подобного тома необходимо проводить с использованием четырех точек прокола. Это позволяет наиболее надежно скрепить между собой разноформатные листы.

При прошивке документации, имеющей большой срок хранения, допускается прошивка листов вместе с обложкой, то есть насквозь.

В случае с документацией, имеющей стандартные сроки хранения, прошивка осуществляется следующим образом: прошивка начинается с листа, который является следующим после переплета. После этого сверху первого листа укладывается картонная прокладка, после чего все дело прошивается. Картонная прокладка используется с целью предохранения ниток от быстрого изнашивания.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Стоит помнить, что документация может храниться вечно, поэтому следует контролировать границы прошивки. То есть нитки не должны находить на текст, и он должен быть легко разборчив даже после процедуры прошивки.

Допускается хранение документов непосредственно в скоросшивателе. Но только в том случае, если срок хранения данной документации не превышает 10 лет.
На некоторых предприятиях используются специальную машинку – брошюратор. Однако такой способ скрепления документов приемлем только для внутреннего хранения и недопустим для архивной подшивки.

Следующий этап подготовки документов – их нумерация. Нумерация осуществляется для удобства при работе с документацией. Производится с помощью черного карандаша или специального нумератора.

Номера страниц проставляются в верхнем правом углу документа исключительно с лицевой стороны.

При нумерации важно помнить, что номера страниц не должны перекрывать основной текст, и запрещено производить нумерацию с использованием цветных карандашей или чернил.

Что бы прошивать документы было проще, можно воспользоваться архивными папками, сверлильной машиной, а так же переплетным станком.

Отдельный стандарт действует при прошивке документов, касающихся банковских кассовых операций. В этом случае толщина уже сшитой папки документов может достигать  10 сантиметров.

Подготовительные работы при прошивке документов

Перед тем, как начать прошивку, необходимо выровнять всю стопку бумаг. В случае, если бумаги разного формата, их нужно уложить так, что бы было удобно осуществить прокол.

После того, как укладка проведена, необходимо сделать проколы, или просверлить отверстия при помощи специального станка или обычной дрели, чтобы потом легко подшивать документы.

Количество отверстий может быть от 2 до 5. Некоторые специализированные станки так же могут сразу продевать нить в подготовленные отверстия.

Если же сверление происходит при помощи обычной дрели, следует проследить, чтобы отверстия не сдвинулись.

Прошивка нитками вручную

При прошивке документов вручную нитками понадобится игла и нити. Прошивка осуществляется через два отверстия. После прошивки концы нити необходимо связать, причем на обратной стороне документа, а затем на образовавшийся узел приклеить небольшую полоску бумаги.

После этого необходимо составить заверительную надпись, содержащую информацию о количестве подшитых листов и о том, кем заверена подшивка. Данная процедура производится так, что бы печать и надпись выступали за границы приклеенной полоски бумаги.

Затем страницы подлежат нумерации в обязательном порядке. Как показывает практика, не так уж и сложно подшивать документы вручную, однако, если сшивается более 5 листов, то их уже достаточно проблематично проколоть иглой. В этом случае допускается использование дырокола.

Прошнуровка при помощи дырокола

Как мы упомянули ранее, больше 5 листов вместе проколоть достаточно проблематично, поэтому можно использовать дыроколы или электродыроколы. При подобной прошивке нужно сделать следующее: расположить на поле прошиваемых документов 4 отверстия, проследив за тем, что бы текст остался читаемым, после этого совершить прошнуровку.

Прошнуровке подлежат заверенные нотариусом документы, договоры, кассовые книги, документы банковского типа, а так же журналы регистрации и личные дела.

Сопроводительные надписи при подшивке документов

По завершении процедуры сшивания и нумерации документов, необходимо составить заверительную надпись. Как правило, заверительная надпись в обязательном порядке содержит информацию о количестве прошитых страниц и об особенностях документов в составе прошивки, и затем крепится на оборотной стороне дела.

Заверительная надпись должна быть подписана руководителем организации.

Так же, необходимо отметить, что сопроводительная надпись должна содержать подпись ответственного лица и ее расшифровку. Затем она так же клеится к делу, закрепляя узелок ниток прошивки и заверяется оттиском печати, который ставится на границе наклейки и самого листа дела.

Надеемся, что Вы правильно поняли как подшивать документы на предприятии.

(2 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://obumage.net/kak-pravilno-podshivat-dokumenty/

Как правильно прошить документы нитками в 2, 3 и 4 дырки: схема, фото и видео инструкции

Как подшить документы в папку дело

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

— как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

— как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

— образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

— прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

36 комментариев

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-proshit-dokumenty.html

Как подшить документы в папку дело

Как подшить документы в папку дело

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой

  1. Номера присваиваются листам, но не страничкам. Помните об этом.
  2. Опись не нумеруется.
  3. Если среди бумаг есть письма, то нумеруются вначале конверты, а уж потом поочередно каждый лист.
  4. Номера листов ставятся в уголочке сверху (правый верхний уголок) простым карандашом. Пользуются арабскими цифрами.
  5. Если дело содержит не один том, то каждый из них нумеруется отдельно.
  6. Если внутри есть документы с собственной нумерацией, то они все равно должны пройти общую нумерацию.
  7. Листы больших форматов (А2, А3) разворачиваются, и в верхнем уголочке ставится порядковый номер. Подшиваются они только за один край.
  8. Если лист содержит полностью приклеенные фрагменты, то он имеет только один номер, а внизу следует рукой написать весь перечень наклеенных чеков, выписок.
  9. Если же фото, чеки прикреплены к листу только одной стороной, то в этом случае каждый из них будет иметь свой собственный номер.
  10. Диаграммы, чертежи и фото тоже нумеруются.
  11. Склеенные из нескольких листов схемы и карты имеют один номер, но в общей описи указывается, из скольких листов они состоят.

Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади).

Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.

Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс

Сегодня я покажу на практике, как сшивать документы в 4 прокола. Объяснения снабжаю фотографиями. Сразу говорю, что это – не профессиональный переплет.

Профессионально оформленное в картонную обложку дело выглядит, как обычная книга.

Но для организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, такой способ сшивания документов вполне подойдет: он соответствует правилам архивного дела.

Чтобы наш корешок огибал том красиво и ровно, намечаем по линейке ручкой три линии сгиба: первые две спустя 2 и 4 см от левого края (обязательно на равном расстоянии друг от друга), а третью – отступив от второй линии такое расстояние, которое равно ширине тома. Сил не жалеем, проводим линии глубоко. Вообще-то, обычно я пользуюсь для этого ручкой, в которой давно закончилась паста, тогда получается бесцветная линия сгиба. Но для МК лучше так, чтобы было виднее.

Рекомендуем прочесть:  Как на ребенка получить гражданство рф

Подшивка документов

Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один.

При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия.

Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.

Зачем подшивают документы? Существуют ли нормативы, согласно которым данная процедура регулируется? Да, и их немало.

Речь идет прежде всего о методических рекомендациях по делопроизводству, которые были утверждены в декабре 2009 года приказом Росархива.

Во вторую очередь — о ГОСТе Р 51141, посвящённом архивному делу и делопроизводству и содержащему все нужные определения и термины. Помимо того, существуют и другие правовые нормы, согласно которым сшивается документация.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.

После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись. Что же она собой представляет? Это лист бумаги размером 4 на 6 см.

На этой наклейке делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)». Количество пишется и цифрами, и буквами.

Затем следует указать должность того, кто прошил документы, его подпись и дату. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

  • Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.
  • Название документа.
  • Дата подшивки.
  • Срок хранения.
  • Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
  • Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
  • Данные ответственного лица – составителя подшивки.

Рекомендуем прочесть:  Социальная пенсия по старости кому назначается

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Как правильно сшить документы

Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

Обычно кадровые специалисты сшивают документы, чтобы листы точно не потеряли, и документ был единым целым. Вариантов прошивки документов имеется много, а также существует определенный порядок прошивки, который обязательно должен знать каждый делопроизводитель.

  1. Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки. Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу.
  2. После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия. Пропускать необходимо так, чтобы концы вышли с обратной стороны.
  3. Затем нужно связать концы нитки, после чего наклеить на них прямоугольный маленький листок, который заранее стоит вырезать из специальной бумаги. Этот листок должен хорошо скрыть сам узел, но в это же время не скрывать его полностью.

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

Наиболее часто встречающиеся на практике бумаги, требующие сшивания – это документы, которые готовятся для подачи в налоговую для регистрации юрлиц, ИП, либо изменений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Для того, чтобы они были приняты и не было отказа в регистрации, описанным выше способом необходимо заверить следующие бумаги.

Несмотря на отсутствие утвержденного единого порядка данного процесса, зачастую на предприятиях, а также госорганах требуется сшивать все формируемые документы для архивов, подачи для рассмотрения в какие-либо инстанции (например, при регистрации юрлиц, ИП, для участия в тендерах) и т.п.

05 Авг 2018      toplawyer         483      

Источник: http://lawyertop.ru/otpusk/kak-podshit-dokumenty-v-papku-delo

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Как подшить документы в папку дело

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Основные принципы сшивания документов

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

  • Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

  • Название организации.
  • Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
  • Индекс дела.
  • Заголовок дела.
  • Срок хранения.
  • Номер тома.
  • Количество листов в подшивке.
  • Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

  • Название документа.
  • Дата подшивки.
  • Срок хранения.
  • Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
  • Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
  • Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

  • Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
  • Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
  • Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
  • Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
  • Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
  • Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
  • Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
  • Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
  • Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

  • С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
  • С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
  • С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
  • С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

  • 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
  • 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
  • 15 лет – для научной документации.
  • 5 лет – для кинодокументов.
  • 3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

  • Дата составления описи.
  • Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
  • Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

  • Контроль группировки документов в деле.
  • Подшивка.
  • Нумерация листов.
  • Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
  • Составление описи дела.

Как прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

  • Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
  • Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
  • Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
  • На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
  • Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

  • Количество листов в деле (цифрами и прописью).
  • Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
  • Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

Источник: http://ru-act.com/adm/dok/kak-proshit-dokumenty.html

Топ Юрист
Добавить комментарий